Witaj Krzysztofie, czy to prawda, że często zadawane pytanie „fakturę wysłać pocztą czy e-mailem” odchodzi w zapomnienie?

O tak. Faktury i inne dokumenty są dziś powszechnie udostępniane klientom elektronicznie. Mogą oni w dowolnym momencie pobrać je samodzielnie. Idea jest taka, aby po pierwsze wszystkie dokumenty tworzone były od razu elektronicznie – żadnego papieru. Po drugie, aby były łatwe do odnalezienia i dostępne na dowolnym urządzeniu: smartfonie, tablecie i komputerze.

20 lat na cyfrowym rynku w Polsce czyni z Ciebie weterana, który wiele doświadczył. Jak rynek digitalizacji zmienił się przez ten czas?

Przede wszystkim ewoluował. Tak naprawdę nie było żadnej rewolucji, choć faktycznie ostatnio – w okresie pandemii – bardzo przyspieszył. W tej chwili klienci kładą szczególny nacisk na digitalizację całych procesów związanych ze sprzedażą produktów i usług. Obok elektronicznej archiwizacji dokumentów digitalizuje się ich obieg w organizacji oraz zdalne podpisywanie. Wszędzie, gdzie jest to tylko możliwe, wdraża się automatyzację zadań, które wcześniej wykonywał wyłącznie pracownik.

Ecommerceportal.pl zajmuje się całym ekosystemem handlu cyfrowego. Powiedz jak z Twojej perspektywy handel cyfrowy i jego gracze, zarówno ci z pierwszej linii, jak i cisi bohaterowie zaplecza, podchodzą do digitalizacji? Przecież handel to masa papierów – nie tylko faktur, ale i umów i różnego rodzaju dokumentów pobocznych…

Zaskoczę Cię. Dane, jakie zbieramy od naszych klientów, pokazują jednoznacznie, że ilość dokumentów papierowych wzrasta tylko w niewielkim stopniu. Zupełnie inaczej jest z dokumentami elektronicznymi. Tu przyrosty sięgają kilkudziesięciu procent rok do roku. Im większa skala biznesu, tym wzrosty są większe. To powoduje konieczność poradzenia sobie z tymi wyzwaniami. Dostrzegamy tu prawidłowość, że im większy klient i jego biznes, szczególnie jeżeli prowadzi działalność w e-commerce, tym większe potrzeby, ale również świadomość i chęć digitalizacji.

O jakich głównych korzyściach, uzyskiwanych dzięki wdrożeniu narzędzi digitalizacji i cyfrowej obsługi dokumentów, wspominają klienci?

Jeszcze kilka lat temu klienci zwracali uwagę na trzy główne korzyści: zwiększenie bezpieczeństwa, usprawnienie pracy oraz redukcję kosztów. Dzisiaj, czego powodem może być pandemia, w pierwszej kolejności istotne stało się umożliwienie pracy zdalnej z dokumentami i procesami, lepsze wykorzystanie zasobów, skrócenie czasu podejmowania decyzji i obsługi klienta czy zwiększenie konkurencyjności. Nie bez znaczenia stało się dbanie o środowisko i postrzeganie firm jako dbających o środowisko – bardziej ekologicznych.

Czy dostrzegasz nowe trendy na rynku digitalizacji dokumentów, jak podpisy cyfrowe, itp.?

Niezaprzeczalnym trendem jest “totalne” odejście od papieru na korzyść dokumentów elektronicznych w kontaktach biznesowych i urzędowych. Dodatkowo widzimy trend robotyzacji procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów i wykorzystanie technologii uczenia maszynowego (Machine Learning) oraz sztucznej inteligencji (Artificial Intelligence).

Idzie pokolenie mobilne, co oni znajdą z digitalizacji w swoich telefonach, tabletach?

Pokolenie mobilne jest faktem, a to oznacza coraz częstszą pracę z dokumentami w aplikacjach mobilnych właśnie na smartfonach i tabletach. W takich sytuacjach chodzi nie tylko o łatwe odnalezienie dokumentu, ale również wykonanie zadań takich jak: choćby komentowanie czy akceptowanie, a coraz częściej również elektroniczne podpisanie umowy. Funkcje takie jak zrobienie zdjęcia dokumentu i jego dołączenie do sprawy to już standard. Od ponad dwóch lat właśnie tak pracują użytkownicy naszych rozwiązań i widzimy, że jest ich coraz więcej.

Krzysztofie, dziękuję za ciekawy wywiad. I zapraszam na łamy naszego portalu.

Krzysztof Wiśniewski ukończył studia na Politechnice Zielonogórskiej, gdzie obronił pracę magisterską w temacie usprawnienia procesów biznesowych Workflow. Uczestniczył w jednej z pierwszych instalacji rozwiązań archiwizacji i zarządzania dokumentami DMS w Polsce. Jest odpowiedzialny za wspieranie kluczowych klientów w digitalizacji ich procesów i dokumentów. Odpowiada za bieżące kierowanie spółką Contman jako CEO.